Para uma micro ou uma pequena empresa exercer suas atividades no Brasil, é preciso, entre outras providências, ter registro na prefeitura ou na administração regional da cidade onde ela vai funcionar, no estado, na Receita Federal e na Previdência Social. Dependendo da atividade pode ser necessário também o registro na Entidade de Classe, na Secretaria de Meio-Ambiente e outros órgãos de fiscalizaçao. A seguir, mostraremos caminhos e daremos dicas para tornar esse momento empresarial menos complicado.

Na Junta Comercial ou Cartório de Registro de Pessoa JurídicaO registro legal de uma empresa é tirado na Junta Comercial do estado ou no Cartório de Registro de Pessoa Jurídica. Para as pessoas jurídicas, esse passo é equivalente à obtenção da Certidão de Nascimento de uma pessoa física. A partir desse registro, a empresa existe oficialmente – o que não significa que ela possa começar a operar.

Para fazer o registro é preciso apresentar uma série de documentos e formulários que podem variar de um estado para o outro. Citamos os mais comuns:

– Contrato Social;– Documentos pessoais de cada sócio (no caso de uma sociedade).

O Contrato Social é a peça mais importante do início da empresa, e nele devem estar definidos claramente os seguintes itens:– Interesse das partes;– Objetivo da empresa;– Descrição do aspecto societário e a maneira de integralização das cotas.

Para ser válido, o Contrato Social deverá ter o visto de um advogado. As micro empresas e empresas de pequeno porte são dispensadas da assinatura do advogado, conforme prevê o Estatuto da Micro e Pequena Empresa.

Ainda na Junta Comercial ou no Cartório, deve-se verificar se há alguma outra empresa registrada com o nome pretendido. Geralmente é necessário preencher um formulário próprio,  com três opções de nome. Há estados que já oferecem esse serviço pela Internet.

Se tudo estiver certo, será possível prosseguir com o arquivamento do ato constitutivo da empresa, quando geralmente serão necessários os documentos:– Contrato Social ou Requerimento de Empresário Individual ou Estatuto, em três vias;– Cópia autenticada do RG e CPF do titular ou dos sócios;– Requerimento Padrão (Capa da Junta Comercial), em uma via;– FCN (Ficha de Cadastro Nacional) modelo 1 e 2, em uma via;– Pagamento de taxas através de DARF

Os preços e prazos para abertura variam de estado para estado. Para isso, o ideal é consultar o site da Junta Comercial do estado em que a empresa estiver localizada.

Registrada a empresa, será entregue ao seu proprietário o NIRE (Número de Identificação do Registro de Empresa).que é uma etiqueta ou um carimbo, feito pela Junta Comercial ou Cartório, contendo um número que é fixado no ato contitutivo,

CNPJCom o NIRE em mãos, chega a hora de registrar a empresa como contribuinte, ou seja, de obter o CNPJ.O registro do CNPJ é feito exclusivamente pela Internet, no site da Receita Federal por meio do download de um programa específico. Os documentos necessários, informados no site, são enviados por sedex ou pessoalmente para a Secretaria da Receita Federal, e a resposta é dada também pela Internet.

Ao fazer o cadastro no CNPJ, é preciso escolher a atividade que a empresa irá exercer. Essa classificação será utilizada não apenas na tributação, mas também na fiscalização das atividades da empresa. Lembre-se que nem todas as empresas podem optar pelo Simples, principalmente as prestadoras de serviços que exigem habilitação profissional. Portanto, antes de fazer sua inscrição no CNPJ, consulte os tipos de empresa que não se enquadram no Simples.

Alvará de Funcionamento

Com o CNPJ cadastrado, é preciso ir à prefeitura ou administração regional para receber o alvará de funcionamento. O alvará é uma licença que permite o estabelecimento e o funcionamento de instituições comerciais, industriais, agrícolas e prestadoras de serviços, bem como de sociedades e associações de qualquer natureza, vinculadas a pessoas físicas ou jurídicas. Isso é feito na prefeitura ou na administração regional ou na Secretaria Municipal da Fazenda de cada município. Geralmente, a documentação necessária é:– Formulário próprio da prefeitura;– Consulta prévia de endereço aprovada;– Cópia do CNPJ;– Cópia do Contrato Social;– Laudo dos órgãos de vistoria, quando necessário.

Inscrição Estadual

Já o cadastro no sistema tributário estadual deve ser feito junto à Secretaria Estadual da Fazenda. Em geral, ele não pode ser feito pela Internet, mas isso varia de estado para estado. Atualmente, a maioria dos estados possui convênio com a Receita Federal, o que permite obter a Inscrição Estadual junto com o CNPJ, por meio de um único cadastro.

A Inscrição Estadual é obrigatória para empresas dos setores do comércio, indústria e serviços de transporte intermunicipal e interestadual. Também estão incluídos os serviços de comunicação e energia. Ela é necessária para a obtenção da inscrição no ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), e em geral a documentação pedida para o cadastro é:– DUC (Documento Único de Cadastro), em três vias;– DCC (Documento Complementar de Cadastro), em 1 via;– Comprovante de endereços dos sócios, cópia autenticada ou original;– Cópia autenticada do documento que prove direito de uso do imóvel, como por exemplo o contrato de locação do imóvel ou escritura pública do imóvel;– Número do cadastro fiscal do contador;– Comprovante de contribuinte do ISS, para as prestadoras de serviços;– Certidão simplificada da Junta (para empresas constituídas há mais de três meses);– Cópia do ato constitutivo;– Cópia do CNPJ;– Cópia do alvará de funcionamento;;– RG e CPF dos sócios.

Observação: em alguns estados a inscrição estadual deve ser solicitada antes do alvará de funcionamento.

Cadastro na Previdência Social

Após a concessão do alvará de funcionamento, a empresa já está apta a entrar em operação. No entanto, ainda faltam duas etapas fundamentais para o seu funcionamento. A primeira é o cadastro na Previdência Social, independente da empresa possuir funcionários.

Para contratar funcionários, é preciso arcar com as obrigações trabalhistas sobre eles. Ainda que seja um único funcionário, ou apenas os sócios inicialmente, a empresa precisa estar cadastrada na Previdência Social e pagar os respectivos tributos. Assim, o representante deverá dirigir-se à Agência da Previdência de sua jurisdição para solicitar o cadastramento da empresa e seus responsáveis legais. O prazo para cadastramento é de 30 dias após o início das atividades.

Aparato fiscal

Agora resta apenas preparar o aparato fiscal para que seu empreendimento entre em ação. Será necessário solicitar a autorização para impressão das notas fiscais e a autenticação de livros fiscais. Isso é feito na prefeitura de cada cidade. Empresas que pretendam dedicar-se às atividades de indústria e comércio deverão ir à Secretaria de Estado da Fazenda.No caso do Distrito Federal, independente do segmento de atuação da empresa, esta autorização é emitida pela Secretaria de Fazenda Estadual.

Uma vez que o aparato fiscal esteja pronto e registrado, sua empresa pode começar a operar legalmente. Antes, no entanto, certifique-se que tudo ocorreu bem durante os procedimentos anteriores. Se estiver tudo certo, basta tocar o seu negócio adiante.